Cuántas horas al mes se te van en tareas que no aportan

8 de septiembre de 20266 min de lectura

Pregúntale a cualquier dueño de un negocio pequeño cuánto tiempo se le va en tareas administrativas y te dará un número. Pregúntaselo a quien las hace y te dará otro, casi siempre mayor. Mídelo de verdad durante una semana y sale un tercero, mayor que los dos.

No es que nadie quiera engañarte. Es que el tiempo que se va en trozos pequeños no se recuerda.

Por qué la estimación de memoria siempre se queda corta

Cuando calculas a ojo, cuentas la tarea. Lo que no cuentas es todo lo demás.

No cuentas la espera. Un presupuesto que se prepara en diez minutos pero que está dos días parado en la bandeja de alguien esperando un visto bueno no es un proceso de diez minutos. Para el cliente que lo pidió, es un proceso de dos días.

No cuentas el arranque. Volver a una tarea después de una interrupción no cuesta cero. Hay que acordarse de por dónde ibas, abrir otra vez las tres pestañas, releer el correo. Si la tarea dura cinco minutos y arrancarla cuesta dos, estás pagando un cuarenta por ciento de recargo cada vez.

No cuentas lo que se hace mal y hay que repetir. El dato que se tecleó con un dígito cambiado, la cita que se confirmó a la persona equivocada. Esas horas existen, pero se recuerdan como incidentes aislados, no como parte del proceso.

Y sobre todo, no cuentas lo que haces sin pensar. Las tareas que llevas cinco años repitiendo dejan de percibirse como trabajo. Se han vuelto parte del paisaje.

El método: una semana, una hoja, tres columnas

Esto lo puedes hacer tú solo, sin herramientas y sin contratar a nadie. Lleva menos esfuerzo del que parece porque no se trata de cronometrar todo, sino de cazar lo repetitivo.

1. Apunta solo lo que se repite

Coge una hoja —de papel o de cálculo, da igual— y durante cinco días laborables anota únicamente las tareas que ya has hecho antes de la misma manera. Copiar unos datos de un sitio a otro. Mandar el mismo correo cambiando el nombre. Comprobar si alguien ha contestado. Pasar una factura de un programa a otro.

Lo que sea distinto cada vez —atender a un cliente, resolver un problema nuevo, decidir algo— no lo apuntes. Ese es tu trabajo, no el problema.

2. Dos tiempos, no uno

Tres columnas: qué, cuánto tardo y cuánto esperé antes de poder hacerlo.

La tercera es la que casi nadie apunta y la que más suele pesar. Si tuviste que esperar a que alguien te mandara un dato, o a que llegara la confirmación, ese tiempo forma parte del proceso aunque tú estuvieras haciendo otra cosa. No es tiempo tuyo perdido, pero sí es tiempo que el cliente espera.

3. No cambies nada esa semana

La tentación es arreglar sobre la marcha lo que vas viendo. No lo hagas todavía. Si empiezas a optimizar mientras mides, acabas con datos de una semana que no se parece a ninguna otra, y el número no te sirve para justificar nada.

Cinco días. Anotar y ya está.

Hacer la cuenta

Al terminar, agrupa las líneas repetidas y multiplica. La aritmética es la parte fácil, pero es donde el ejercicio deja de ser una intuición y se convierte en un argumento.

Un ejemplo con números redondos, para que veas la escala:

• 20 minutos al día copiando datos entre dos programas → 80 horas al año
• 10 minutos por presupuesto, con 6 presupuestos al día → 240 horas al año
• 5 minutos por cita confirmando por teléfono, con 15 citas diarias → 300 horas al año

Ochenta horas son dos semanas laborables. Trescientas son casi dos meses de una persona a jornada completa, dedicados íntegramente a confirmar citas.

Puesto en horas suena a poco. Puesto en meses, la conversación cambia.

Y si quieres traducirlo a dinero, multiplica esas horas por lo que te cuesta una hora de esa persona —con la seguridad social incluida, no el salario neto—. Ese número es el que tienes que comparar con el coste de arreglarlo.

Qué hacer con el número

Ordena la lista de mayor a menor y mira solo las tres primeras líneas. Ahí está casi todo el problema; el resto es ruido.

Para cada una de esas tres, hazte las preguntas en este orden:

1. ¿Se puede dejar de hacer? Es la mejor respuesta posible y la que menos se explora. Muchos pasos existen porque alguien los pidió una vez, hace años, y nadie los ha vuelto a cuestionar.
2. ¿Se puede hacer una sola vez en lugar de tres? Un dato que se teclea en tres sitios distintos no necesita tres personas: necesita que los tres sitios se hablen.
3. ¿Se puede automatizar? Solo si las dos anteriores son que no.

Ese orden importa mucho. Automatizar un paso que sobra es hacer más rápido algo que no habría que hacer, y encima lo deja fijado en el sistema, donde cuesta mucho más quitarlo. Es exactamente lo que explicaba en por qué conviene dibujar los procesos antes de automatizar nada: buena parte de lo que descubres al mirar no hay que automatizarlo, hay que dejar de hacerlo.

Lo que el número no te dice

Con la lista delante es fácil pasarse de frenada, así que conviene tener presentes tres cosas.

Una tarea cara no siempre merece la pena automatizarse. Si lleva 200 horas al año pero cambia constantemente de forma, automatizarla significa rehacer la automatización cada dos meses. A veces sale más a cuenta simplificarla y dejarla manual.

El tiempo recuperado no aparece solo en la caja. Si liberas 300 horas de una persona y esas horas no se dedican a nada concreto, no has ganado dinero: has ganado holgura. Que está muy bien, pero es otra cosa. Decide de antemano en qué se va a emplear ese tiempo —atender a más clientes, cerrar antes los presupuestos, dejar de hacer horas extra— porque si no, se evapora.

Y el número más alto no es siempre por donde empezar. A veces conviene arrancar por una tarea mediana que se arregla en una tarde, para que el equipo vea que esto funciona, antes de meterse con la grande que lleva tres semanas.

Si solo vas a hacer una cosa

Haz la columna de la espera.

Es la que nadie mide y la que más suele doler, porque no la sufre tu equipo: la sufre el cliente. Un presupuesto que tarda tres días en salir cuando el de al lado lo manda en dos horas te está costando trabajo que nunca sabrás que perdiste.

Y esa columna, además, es la que suele tener la solución más barata. Casi nunca hace falta un programa nuevo: hace falta que alguien se entere de que tiene algo esperando.