Qué se puede automatizar en una academia o centro de formación

29 de octubre de 20265 min de lectura

Una academia tiene un ritmo muy particular. Durante semanas todo va sobre ruedas y, de repente, llega septiembre, o el cambio de trimestre, o la época de exámenes, y la oficina se convierte en un embudo: matrículas, horarios, recibos, cambios de grupo, familias preguntando, profesores pidiendo listas.

En esos picos es cuando se ve qué parte del trabajo está ordenada y qué parte se sostiene a base de horas extra. Y casi siempre la que se sostiene a base de horas extra es la misma: la administrativa.

Dónde se va el tiempo en una academia

Cuando dibujo el proceso de un centro de formación, el recorrido de un alumno suele tener este aspecto:

Alguien pregunta por un curso: por teléfono, por WhatsApp, por la web o en persona. Se le da información, a veces varias veces. Se matricula rellenando un papel o un formulario. Alguien pasa esos datos a la hoja de alumnos y al programa de cobros. Se le asigna grupo y horario. Se le manda la información de inicio. Cada mes se cobra el recibo, y algunos vuelven. Durante el curso, faltas, cambios, avisos a las familias. Al final, certificados o notas.

Cada uno de esos pasos se hace muchas veces al año, con muchos alumnos, y casi siempre con los mismos datos escritos en varios sitios.

Lo que se puede quitar de encima

1 · Las consultas repetidas

Horarios, precios, niveles, fechas de inicio. Son preguntas que se contestan decenas de veces cada temporada. Tenerlo bien explicado en la web y una respuesta preparada —o automática— para las preguntas más frecuentes por WhatsApp quita una parte importante de las interrupciones, sin dejar de atender a quien necesita algo más concreto.

2 · La matrícula

Es el punto donde más datos se teclean a mano. Un formulario de matrícula en la web que, al enviarse, da de alta al alumno en todos los sitios a la vez: la lista del grupo, el programa de cobros, la carpeta del alumno y el correo de bienvenida. Lo que antes eran cinco pasos se convierte en uno, y desaparecen los errores de copiar un apellido mal.

3 · Los recibos y los impagos

Cobrar cada mes es rutinario; perseguir los recibos devueltos, no tanto. Los avisos de cobro, los recordatorios cuando un recibo vuelve y el registro de quién está al día pueden funcionar solos. La conversación con una familia que tiene dificultades para pagar, en cambio, es de las cosas que no conviene automatizar.

4 · La comunicación con alumnos y familias

Una clase que se cambia de día, un festivo, una fecha de examen. Mandar el aviso grupo por grupo, a mano, es lento y es fácil dejarse a alguien. Un sistema que envía el aviso a todos los alumnos de un grupo de una vez, por el canal que prefiera cada uno, ahorra tiempo y quejas.

5 · La asistencia y los informes

Si los profesores pasan lista en papel y luego alguien la transcribe, hay un paso que sobra. Una lista en el móvil o la tableta del aula, que se guarde directamente, permite además avisar a tiempo cuando un alumno empieza a faltar, que suele ser la primera señal de que va a dejar el curso.

Lo que no conviene tocar

• La orientación. Cuando una familia duda entre dos niveles o dos cursos, la conversación con alguien que conoce al alumno no la sustituye un formulario.
• Las incidencias delicadas: un problema de convivencia, una queja, una situación personal. Eso se trata en persona.
• El trato del día a día. En una academia pequeña, que te conozcan por tu nombre es parte de lo que se paga.

Un aviso sobre los datos

En una academia se manejan datos de alumnos y, a menudo, de menores. Automatizar no significa descuidar eso: los datos tienen que estar en herramientas que cumplan la normativa, con acceso solo para quien lo necesita, y los avisos a familias deben ir por los canales que han autorizado. Bien hecho, un sistema ordenado protege mejor los datos que las hojas de cálculo sueltas y los grupos de WhatsApp.

Sin cambiar de programa

Muchas academias ya usan un programa de gestión, aunque sea en parte. No suele hacer falta cambiarlo. Como conté en automatizar sin cambiar de herramientas, lo habitual es conectar lo que ya tienes: el formulario de la web con el programa, el programa con los avisos, los cobros con los recordatorios.

Por dónde empezar

Si tuviera que elegir una sola cosa, empezaría por la matrícula: es el momento de más carga, el de más errores y el primero que vive el alumno. Que entre bien desde el primer día ahorra trabajo durante todo el curso.

Lo ideal es hacerlo antes del próximo pico, no en mitad de él. Si quieres ver tu academia entera dibujada, con los puntos donde se pierde tiempo y una hoja de ruta de qué hacer primero, eso es lo que hago en una consultoría de procesos. Y si quieres empezar por tu cuenta, cuenta durante la próxima semana cuántas veces se teclean los datos de un mismo alumno. Ese número suele ser el mejor argumento.