Qué es BPMN y por qué dibujar tus procesos con un estándar

22 de octubre de 20265 min de lectura

Cuando explico que dibujo los procesos de una empresa en BPMN, la reacción más habitual es una ceja levantada. Suena a tecnicismo, a algo de grandes consultoras o de informáticos. Y en realidad es bastante más sencillo de lo que parece: es una forma común de dibujar cómo se hace el trabajo, para que cualquiera la entienda igual.

Te explico qué es, cómo se lee y por qué me parece importante que el mapa de tu empresa esté hecho así y no de cualquier otra forma.

Qué es BPMN

BPMN son las siglas en inglés de Business Process Model and Notation: notación para modelar procesos de negocio. Es un estándar internacional, recogido como norma ISO, que define cómo dibujar un proceso: qué forma tiene una tarea, cómo se representa una decisión, cómo se marca dónde empieza y dónde acaba.

La versión que se usa hoy es la 2.0. Lo importante no es el número, sino lo que implica ser un estándar: un mapa en BPMN lo entiende cualquier persona que conozca la notación, y lo pueden leer muchas herramientas distintas. No es un dibujo particular mío, ni un formato de un programa concreto.

Cómo se lee un mapa en BPMN

Para leer un mapa sencillo te basta con cinco piezas. Con ellas se dibuja la mayoría de procesos de una empresa pequeña.

Los eventos: círculos

Marcan cuándo empieza y cuándo acaba algo. Un círculo de trazo fino es el inicio («un cliente pide cita»); uno de trazo grueso, el final («la cita queda cobrada»).

Las tareas: rectángulos

Cada rectángulo es algo que alguien hace: «apuntar la cita», «preparar el presupuesto», «emitir la factura». Se leen siguiendo las flechas.

Las decisiones: rombos

Donde el camino se divide. «¿El cliente aprueba el presupuesto?» Si sí, se sigue por un lado; si no, por otro. Los rombos son importantes porque suelen esconder los atascos: decisiones que espera una persona que no está.

Las flechas

Indican el orden: qué va después de qué. Parecen lo más simple, y son lo más revelador, porque en ellas se ve cuántas veces el trabajo va y vuelve.

Los carriles

Son las franjas horizontales que separan quién hace cada cosa: recepción, administración, el técnico, el cliente. Cada vez que una flecha cruza de un carril a otro hay un traspaso, y en los traspasos es donde más cosas se pierden.

En la página de consultoría de procesos tienes un ejemplo dibujado: cómo se gestionan las citas en una clínica de fisioterapia pequeña, con los puntos donde se pierde tiempo marcados.

Por qué un estándar y no un dibujo cualquiera

Podrías dibujar tus procesos en una pizarra, con flechas y cajas a tu manera, y te serviría para entenderlos. Entonces, ¿qué aporta el estándar? Tres cosas.

1 · No te quedas atado a nadie

Este es para mí el motivo principal. Si el mapa de tu empresa está hecho en un formato propio de un consultor, dependes de ese consultor para mantenerlo. Si está en BPMN, lo puede leer, corregir y ampliar cualquier otro profesional, o tu propio equipo. El mapa es tuyo de verdad.

2 · Obliga a ser preciso

Un dibujo libre permite dejar cosas ambiguas: una flecha que no se sabe adónde va, una caja que dice «gestionar pedido» sin explicar qué incluye. La notación obliga a decidir: quién lo hace, qué pasa si la respuesta es no, dónde termina. Esa precisión es la que hace aflorar los problemas.

3 · Sirve de base para automatizar

Un proceso bien dibujado es casi un plano de obra. Cuando llega el momento de automatizar una parte, el mapa ya dice qué pasos hay, en qué orden y con qué decisiones. Por eso insisto en que antes de automatizar nada, hay que dibujar lo que haces.

Lo que BPMN no es

• No es un programa. Es una forma de dibujar. Se puede hacer con muchas herramientas distintas, algunas gratuitas.
• No es burocracia. Un buen mapa de una empresa pequeña cabe en pocas páginas. Si ocupa cincuenta, algo se ha complicado de más.
• No hace falta que lo aprendas. Tu equipo tiene que poder leerlo, y para leerlo basta con lo de arriba. Dibujarlo con rigor es trabajo del consultor.

Para qué te sirve tenerlo

Un mapa de procesos actualizado sirve mucho más allá de la consultoría:

• Para formar a alguien nuevo: en lugar de «fíjate en lo que hace Marta», tiene el proceso delante.
• Para decidir qué automatizar y en qué orden, con criterio y no por intuición.
• Para hablar con proveedores: cuando contratas un programa o un servicio, puedes enseñarle exactamente cómo trabajas.
• Para ver el efecto de los cambios: el mapa de antes y el de después cuentan la mejora mejor que cualquier informe.

Si quieres tener el mapa de tu empresa en BPMN, con el análisis de dónde se pierden tiempo y dinero y una hoja de ruta de qué hacer primero, eso es justo lo que hago en una consultoría de procesos. Y el documento es tuyo, lo ejecute quien lo ejecute.